Změnu vlastností otevřeného přehledu lze provést několika způsoby. Nejčastěji používané funkce jsou přístupné na horním panelu v okně přehledu. Ostatní volby se spouští položkami v nabídce Vlastnosti, které otevírají dialog pro nastavení přehledu. Volby v dialogu jsou přehledně rozděleny do několika záložek.
Na této záložce se nastavují základní vlastnosti přehledu.
Druh přehledu:
Příklad:
1. Detailní přehled - výpis všech hovorů na konkrétní pobočce za minulý měsíc
2. Souhrnný přehled - přehled celkové délky a ceny hovorů za každou pobočku.
Sdružování do řádků - tato funkce je přístupná pouze pro souhrnné přehledy. Lze zadat až dvě vlastnosti, na základě kterých se hovory v přehledu sdružují do jednotlivých řádků. Zvolit můžete také vzestupné nebo sestupné řazení řádků.
Příklad:
Zvolíte-li např. "přehled po: Pobočky", výsledný přehled bude obsahovat
řádek se sumou hovorů jdoucími např. přes pobočku Aleš, další řádek bude
obsahovat hovory přes pobočku Dan, třetí řádek hovory přes pobočku Bohuslav
atd.
Na této záložce se nastavuje třídění hovorů do bloků a speciální řazení hovorů
Třídění do bloků (dílčích tabulek) - lze zadat maximálně dvě vlastnosti, na základě kterých se hovory v přehledu rozdělí do několika tabulek. Můžete také zvolit směr řazení tabulek.
Příklad:
Zvolíte-li např. "podle: Pobočky", rozdělí se přehled do několika tabulek,
přičemž každá tabulka bude mít svoji vlastní hlavičku s názvem pobočky a bude
obsahovat hovory příslušející k této pobočce.
Počet řádků - zatržítkem se tato funkce aktivuje a do editačního pole se zadá maximální počet řádků v tabulce.
Příklad:
10 nejdražších hovorů pro každou pobočku.
Postup:
Jiné řazení - v případě, že je potřeba změnit pořadí hovorů v tabulce, použije se tato funkce. Lze zadat až dvě úrovně řazení, změnit lze také směr řazení.
Příklad:
Vyberete-li z prvního políčka položku Skupiny a z druhého Pobočky, budou hovory
seřazeny podle jména skupiny a ty hovory, které patří do stejné skupiny, pak budou
následně seřazeny podle jména pobočky.
Na této záložce je zobrazeno nastavení filtru v přehledné tabulce. Řádky tabulky odpovídají jednotlivým položkám filtru, mezi všemi položkami platí vždy logický součin (hovor musí splňovat všechny podmínky, aby byl v přehledu zobrazen). V pravém sloupci je uvedena vlastnost hovoru, které se položka filtru týká a v pravém sloupci je zobrazeno aktuální nastavení filtru. Je-li v pravém sloupci prázdé políčko, položka filtru není nastavena, tzn. podle této vlastnosti se nebude filtrovat. Políčka s šedým podkladem jsou nepřístupná (zakázaná v pravidlech práce s filtrem). Přejíždíte-li myší přes jednotlivé názvy, zobrazuje se k nim ve stavovém řádku okna Filtr krátký popis.
Editační dialog pro nastavení položky filtru spustíte dvojklikem myši na odpovídajícím řádku tabulky, klávesou Enter nebo tlačítkem Editovat. Obsah dialogu závisí na zvolené položce filtru, nahoře vlevo je vždy "hlavní" zatržítko, které aktivuje položku filtru. Otevřením dialogu se položka filtru vždy automaticky nastaví na aktivní.
Chcete-li některou z položek filtru zrušit, klikněte myší na odpovídající řádek v tabulce a stiskněte tlačítko Zrušit filtr nebo klávesu Delete. Můžete také zrušit všechny zadané filtry stiskem tlačítka Zrušit filtry.
Zadává se buď absolutně nebo relativně, vztaženo k okamžiku vytvoření přehledu. Nezadá-li se čas, doplňuje se automaticky 0:00 u "od" a 24:00 u "do". Datum je možné zadat přímo z klávesnice nebo si jej vybrat z kalendáře. Hranice se uvádějí vždy včetně. U relativního data se volí interval (rok, měsíc, týden, den, hodina, minuta) a čísla určující násobky intervalu pro horní a dolní mez. U jednotky měsíc lze navíc nastavit první den v měsíci (např. pro potřeby fakturace, kdy není fakturační období od prvního dne měsíce do posledního).
Příklady:
Absolutní datum a čas:
Tato záložka slouží pro výběr sloupců, které mají být v přehledu zobrazeny (například den, čas, telefonní číslo, cena, ...). Tabulka obsahuje seznam všech dostupných údajů, které mohou být v daném typu přehledu zobrazeny, jiné sloupce se nabízí pro detailní a pro souhrnné přehledy. Sloupce, které budou v přehledu zobrazeny, mají políčko zaškrtnuté; stav zatržítka lze měnit kliknutím myši nebo Mezerníkem. Tlačítkem Standardní výběr se nastaví nejběžnější výběr položek podle přednastavených hodnot v programu, tlačítkem Zrušit výběr se zruší všechna zatržítka v tabulce.
Vybranou položku je navíc možno přejmenovat (zadat nebo změnit uživatelský název sloupce) - editační dialog pro zadání nového jména se vyvolá dvojklikem na příslušné položce nebo klávesou Enter. Tento nový název pak bude zobrazen v záhlaví tabulek v přehledu.
Volby na této záložce ovlivňují vzhled přehledu. Tlačítko Standardní nastaví všechny volby na výchozí hodnoty přednastavené od výrobce programu.
Každý blok do samostatného sloupce - pokud máte přehled tříděn po blocích, tisknete do několika tiskových sloupců a chcete, aby každý z nich byl vytištěn v samostatném sloupci, zatrhněte tuto volbu.
Každý blok na samostatnou stránku - pokud máte přehled tříděn po blocích a chcete, aby každý z nich byl vytištěn na samostatné stránce, zatrhněte tuto volbu. Vhodné třeba pro případ, kdy chcete každému pracovníkovi předložit jeho výpis hovorů.
Každý blok na samostatnou dvojstránku - je-li tato volba zatržena, bude každý blok (tj. podtabulka) začínat na samostatné liché stránce. To znamená, že při oboustranném tisku na tiskárně vybavené duplexorem bude každý blok na samostatném listě papíru.
Zobrazit úvodní řádek - zapíná zobrazovnání úvodního řádku v přehledu ("Přehled vytvořil program Tardat...")
Zobrazit způsob řazení - zapíná zobrazování řádku s informací o způsobu řazení hovorů (např. "Seřazeno podle začátku hovoru").
Zobrazit výběrové podmínky - zapíná zobrazování řádku s popisem použitého filtru (např. "Datum od 1.8.2003 do 31.8.2003"). Popis filtru může být stručný (např. "pobočky 3/15" - vybrané jsou 3 pobočky z 15) nebo plný (např. "pobočky 13, 14, 15" - uvádí se výčet vybraných poboček).
Zobrazit závěrečný řádek - zapíná zobrazování závěrečného řádku v přehledu ("Počet hovorů: ...").
V nadpisu přehledu - nastavení textu v nadpisu přehledu:
Plná mřížka v tabulce - Při zaškrtnutí bude mít každá z buněk přehledu okraj ze všech stran.
Barva mřížky - Tlačítkem Změnit barvu se vyvolá dialog pro výběr barvy.
Pravidla práce s filtrem určují, které položky filtru je povoleno měnit, zatímco pravidla práce s přehledem definují oprávnění ke změně nastavení přehledu. Přístup k důležitým funkcím v přehledu se nastavuje v oprávnění v konfiguraci uživalele. Tlačítkem Standardní nastavíte pravidla na "plný přístup".
Možnosti úprav filtru - nastavuje režim práce s filtrem:
Vybrané části filtru - v této sekci se zatrhnou části filtru, které mají být přístupné. Ve většině případů odpovídá jedno zatržítko několika podobným položkám filtru.
Možnosti úprav přehledu - nastavuje režim práce s přehledem (filtr se konfiguruje zvlášť):
Vybrané části přehledu - v této sekci se zatrhnou části nastavení přehledu, které mají být přístupné.
Na této záložce se nastavují další málo používané volby. Tlačítkem Standardní je nastavíte na hodnoty přednastavené v programu od výrobce.
Zobrazovat cenu příchozích hovorů - standardně se zobrazují ceny pouze u hovorů odchozích a tranzitních hovorů, protože příchozí hovory obvykle neplatíte. Chcete-li však přesto sledovat cenu i u nich, zaškrtnete toto políčko.
Zobrazit filtr před otevřením přehledu - při otevření tohoto přehledu z nabídky Přehledy v hlavní nabídce programu Tardat se automaticky nabídne dialog pro zadání filtru ve formě tabulky nebo průvodce (podle nastavení pravidel práce s filtrem).
Nabídnout tisk po otevření přehledu - při otevření přehledu se okno automaticky přepne do režimu náhledu a nabídne se dialog pro tisk přehledu.
Zobrazit i pobočky/linky/svazky/skupiny/čísla ze kterých se nevolalo - je-li tato volba zapnuta, pak se v přehledu zobrazují i řádky a bloky za pobočky, linky, svazky, skupiny poboček nebo položky interního seznamu, pro které nejsou v databázi hovoru žádné záznamy. Pomocí této funkce lze vytvořit např. souhrnný přehled po linkách, ve kterém jsou zobrazeny všechny linky z konfigurace ústředen i když přes ně nebyly uskutečněny žádné hovory. Nebo lze vytisknout detailní přehled rozdělený do bloků po pobočkách, ve kterém mají svoji tabulku (prázdnou) i ty pobočky, ze kterých se nevolalo.
Pozor!
Je-li tato funkce zapnuta, pak některé kombinace parametrů přehledu nemusejí dávat
očekávaný výsledek.
Volby v tomto okně jsou uloženy v uživatelském profilu a proto jsou společné pro všechny přehledy.
Přehled vytvořit až na povel Start - při zaškrtnutí volby přehled není automaticky aktualizován při každé změně, ale až kliknutí na ikonu Obnovení přehledu. Tato funkce může zrychlí práci s přehledy na pomalejších počítačích, protože program neobnovuje přehled po každé změně nastavení, ale tabulka se přepočítá teprve po nastavení všech parametrů přehledu.
Zvukové oznámení dokončení přehledu - po dokončení aktualizace přehledu se ozve pípnutí.
Zobrazovat uživatelské názvy sloupců - přepíná zobrazování uživatelských a standardních názvu sloupců.
Změnit uživatelské názvy - otevírá dialogové okno, ve kterém se definují uživatelské názvy (viz následující odstavec).
Toto samostatné dialogové okno je určeno pro zadavání uživatelského pojmenování sloupců v přehledech. Tabulka obsahuje tři sloupce: v prvním sloupci je zobrazen standardní název (pevný přednastavený od výrobce). Ve druhém je uveden typ přehledu a pro který řádek platí (Pozor: sloupec Cena v detailním přehledu a v souhrnném přehledu jsou v programu dva různé údaje!). Třetí sloupec je vyhrazen pro uživatelské názvy. Je-li v něm prázdný řetězec, pak se v přehledu zobrazuje vždy standardní název.
Změna uživatelského názvu se provede kliknutím myši na příslušné políčko a na klávesnici se napíše nový název sloupce. Text lze vymazat klávesou Delete. Tlačítko Standardní pod tabulkou vymaže všechny zadané uživatelské názvy.