Tento modul umožňuje účtování telefonních hovorů v malých hotelích a penzionech, pacientům v nemocnicích apod. Pomocí programu Tardat se při příchodu hosta zapíše do systému datum a čas příchodu a jeho iniciály. V okamžiku, kdy host odchází, program vypočítá na základě aktuálního obsahu databáze hovorů celkovou provolanou částku na všech pronajatých pobočkách a vytiskne jednoduchou účtenku, která může obsahovat detailní výpis hovorů.
Před použitím funkce je nutné v konfiguraci ústředen nastavit, které pobočky jsou k dispozici na hotelových pokojích. V editačním dialogu pobočky se zatrhne volba Pobočka hotelového provozu. U ikony v tabulce poboček jsou tyto položky označeny zeleným písmenem "H".
Dále je potřeba nastavit údaje uvedené na účtence. To lze provést v programu Tardat buď pomocí okna přehled (funkce Tisk účtenky, tlačítko Nastavení) nebo při tisku první účtenky z hotelového systému (tlačítko Nastavení v náhledu před tiskem). Nastavení je pro obě funkce společné.
Pozn.: Konfigurace hotelového provozu v programu Tardat 4 se liší od programu Tardat 3, ve kterém byl pro nastavení provozu zvláštní dialog v okně nástroje.
Při příchodu hosta se zapíše jeho příchod do systému. K tomu slouží jednoduchý dialog spouštěný z dialogového okna nástroje.
V hlavní nabídce programu Tardat otevřete nabídku Nástroje a klikněte na položku Minihotelový provoz.
Stiskněte tlačítko Příchod hosta.
Na první stránce průvodce je zobrazen aktuální datum a čas v počítači. Pokud je host zapsán dodatečně, je možné v tomto kroku změnit datum a čas jeho příchodu, které je rozhodující pro to, které hovory jsou započítány na výsledné účtence. Potvrďte tlačítkem Pokračovat.
Na další stránce jsou umístěny editační pole pro vložení základních údajů o hostovi, tyto údaje budou vytisknuty na účtence. Povinné pole je pouze jméno, ostatní položky není nutné vyplňovat. Stiskněte tlačítko Pokračovat.
V tabulce zatrhněte pokoje, které si host pronajal. Určíte tím pobočky, které budou zahrnuty do hotelového účtu. V tabulce jsou zobrazeny pouze pobočky, které mají ve své konfiguraci nastavenu volbu Pobočka hotelového provozu a zároveň nejsou přiřazeny k jinému hotelovému účtu.
Tlačítkem Uložit vytvoříte nový hotelový účet. Stiskněte tlačítko Zavřít pro ukončení dialogu a návrat zpět do hlavního okna nástroje.
V tabulce Otevřené účty jsou zobrazeny jména hostů pro všechny aktivní (tj. neuzavřené) účty. Druhá tabulka, Obsazenost pokojů, zobrazuje přehledně, které pobočky jsou přiřazeny k hotelovým účtům. Šedou barvou písma jsou vyznačeny neobsazené pobočky.
Aktuální provolanou částku lze zobrazit výběrem odpovídající položce v tabulce účtů nebo pokojů a stiskem tlačítka Zjistit stav. Pro změnu nastavení účtu je k dispozici editační dialog (tlačítko Editovat).
V hlavní nabídce programu Tardat otevřete nabídku Nástroje a klikněte na položku Minihotelový provoz.
Stiskněte tlačítko Odchod hosta.
Na první stránce průvodce je zobrazen aktuální datum a čas v počítači. Zkontrolujte datum a čas odchodu a nastavení potvrďte tlačítkem Pokračovat. Datum a čas příchodu a odchodu je rozhodující pro výběr hovorů, které budou zahrnuty do výpočtu provolané částky.
Podle jména hosta klikněte na hotelový účet, který chcete vyúčtovat a uzavřít. V tabulce jsou zobrazeny pouze aktivní (tj. neuzavřené) účty.
Po potvrzení program provede výpočet celkové provolané částky a připraví účtenku. Celková provolaná částka, zaokrouhlená podle pravidla zadaného v nastavení účtenky, je uvedena v dialogovém okně. Stiskněte odpovídající tlačítko podle toho, zda chcete nebo nechcete vytisknout účtenku.
Program se dále uživatele ptá, zda si přeje označit hovory za vyúčtované. Pokud stisknete odpověď Ano, pak program změní u všech hovorů, které byly zahrnuty k tomuto účtu, příznak vyúčtován. Tento příznak lze zobrazit v detailních přehledech.
Záznamy o aktivních i uzavřených účtech se ukládají v databázi do dvou tabulek, hotel a hotelpob. První tabulka obsahuje údaje o hostech, datum a čas příchodu, jména osob, která provedli zápis hosta a jeho vyúčtování a také výslednou provolanou a zaplacenou částku. Aktivní účty mají v poli odchod hodnotu NULL. Druhá tabulka určuje přidělení poboček k hotelovým účtům. Tyto údaje zůstávají v tabulce pro uživatelské použití (výpisy, statisktiky apod.)