V nastavení programu Tardat se definuje tabulka uživatelů programu Tardat. Každý uživatel má v systému přiděleno své jméno a heslo používané při přihlašování do systému, a také sadu oprávnění, které omezují přístup k funkcím programu. Tyto vlastnosti lze editovat pomocí dialogu Konfigurace uživatelů v programu Tardat.
Během instalace programu se automaticky zřídí první uživatel (má označení Uživatel A), který se nazývá správce a má plný přístup ke všem funkcím systému. Má také oprávnění zřizovat a rušit další uživatele.
V základní verzi programu je maximální počet uživatelů 64, ale tento počet může být zvýšen placenými moduly Uživ+256 a Uživ+512 až na 832 uživatelů.
Je vhodné, aby každý uživatel měl v systému zadané své jméno. Tento řetězec se zobrazuje v přihlašovacím okně a v dalších dialozích programu, používá se také při přihlašování přes webový server. Pokud budou uživatelé přistupovat přes webový server, nedoporučujeme používat u jmen uživatelů znaky s diakritikou. Není-li v konfiguraci přiřazeno žádné jméno, systém používá pro identifikaci uživatele řetězec "Uživatel XX", kde XX se nahrazuje jedním nebo dvěma přidělenými identifikačními písmeny.
Neautorizovanému přístupu do programu brání přístupové heslo. Heslem může být libovolně dlouhý řetězec znaků, číslic apod., velká a malá písmena se nerozlišují. Je-li jako heslo zadán prázdný řetězec (tuto funkci je nutné povolit v nastavení programu), systém jeho zadání při startu programu Tardat nevyžaduje.
Do programu je také možné vstupit pomocí zvláštního hesla, které lze použít v případě, že uživatel zapomene své přihlašovací heslo. Toto heslo Vám sdělí na požádání servisní technik firmy Tartek. Po vstupu do programu bude Tardat ihned vyžadovat změnu stávajícího hesla.
Oprávnění uživatele je množina logických proměnných, které umožňují nebo zakazují uživateli používat určité funkce programu. Vždy platí, že libovolný uživatel nesmí mít větší oprávnění než jeho nadřízený, oprávnění správce je omezeno pouze hardwarovým klíčem. Uživatel si nemůže svoji množinu oprávnění měnit.
Tabulka rolí umožňuje jednoduchým způsobem definovat oprávnění pro celou skupinu uživatelů. Role obsahuje nastavení oprávnění pro všechny zařazené uživatele. Změna oprávnění u role se automaticky projeví u zařazených uživatelů. Role lze vytvářet, editovat a rušit pomocí dialogu Konfigurace uživatelů v programu Tardat.
U každého uživatele program Tardat eviduje důležité akce, které pomocí programu Tardat provedl jako například přihlášení a odhlášení, změna konfigurace, použítí vybraných nástrojů apod. Akce jsou pro přehlednost rozděleny do čtyřech kategorií: uživatel, přehledy, konfigurace a nástroje. Záznamy starší než jeden rok se z deníku automaticky průběžně vymazávají.