Databáze hovorů je ve většině firem citlivou záležitostí, proto je nutné omezit přístup do programu na vybranou množinu osob, které mají v programu zadané své heslo. Program také vede podrobný deník provedených akcí. K programu Tardat může zároveň přistupovat několik uživatelů, každý uživatel má kromě vlastní sady přehledů také své osobní nastavení uživatelského prostředí (profil). Konfigurace uživatelů programu Tardat je zcela nezávislá na systému uživatelů používaném pro přihlašování do sítě a do databáze. Systém uživatelů se používá také v případě, kdy se k přehledům programu Tardat přistupuje pomocí webového serveru.
Během první instalace programu je automaticky zřízen první uživatel, který se nazývá správce. Tento uživatel má přístup ke všem funkcím programu. Správce systému může vytvořit další uživatelské účty a přidělit každému uživateli oprávnění provádět určité úkony. Pokud se vytváří větší množství uživatelů, není nutné nastavovat oprávnění každému zvlášť. Ke hromadné definici oprávnění je určena tabulka rolí. Role je skupina uživatelů se stejným oprávněním.
V této kapitole je popsána konfigurace uživatelů v programu Tardat, druhá část je věnována uživatelskému rozhraní pro nastavení uživatelských účtů.